Στήνοντας δίκτυο για μικρή επιχείρηση

GJ8Y9957Ο καθηγητής Πληροφορικής Σεραφείμ Μπαζάνης μας δίνει τις γενικές κατευθύνσεις που θα πρέπει να ακολουθήσει κανείς ώστε να στήσει ένα μικρό αλλά λειτουργικό δίκτυο υπολογιστών και να καλύψει τις ανάγκες μιας μικρής επιχείρησης.

Εάν μια μικρή επιχείρηση ξεκινά τη δραστηριότητά της στον τομέα της χονδρικής ή λιανικής πώλησης ή της εισαγωγής, έχει κάποιες ανάγκες μηχανογράφησης οι οποίες είναι καλό να αντιμετωπιστούν από την αρχή με τον σωστό τρόπο-και όταν λέμε με τον σωστό τρόπο, εννοούμε με την ιδανική σύνθεση ώστε να επιτυγχάνεται οικονομία χρημάτων αλλά ταυτόχρονα και λειτουργικότητα, ασφάλεια και αξιοπιστία, με την παράμετρο της επεκτασιμότητας στο μέλλον εφόσον αυξηθούν οι ανάγκες.

Βάζοντας τα πράγματα σε μια σειρά, θα λέγαμε ότι το πρώτο βήμα είναι ο σχεδιασμός και η υλοποίηση ενός μικρού δικτύου, έτσι ώστε όλοι οι υπολογιστές να επικοινωνούν μεταξύ τους, να ανταλλάσσουν αρχεία και να μοιράζονται εκτυπωτές κοινής χρήσης ή δίσκους backup.

Προφανώς, κάθε επιχείρηση είναι και μια διαφορετική περίπτωση με ιδιαίτερες ανάγκες και προτεραιότητες, όμως χάριν παραδείγματος ας πούμε ότι μια μικρή εμπορική επιχείρηση που δραστηριοποιείται στο λιανικό εμπόριο χρειάζεται ένα κεντρικό μηχάνημα που να τρέχει αξιόπιστα και γρήγορα ένα πρόγραμμα λογιστηρίου. Ο υπολογιστής αυτός θα πρέπει να έχει ένα κανονικό, αγορασμένο λειτουργικό σύστημα (π.χ. Windows 7) μαζί με τα αγορασμένα προγράμματα που χρειάζονται για την βασική λειτουργία της εμπορικής δραστηριότητας της επιχείρησης. Όμως, κάποιοι άλλοι υπολογιστές που θα συνδέονται στο μικρό δίκτυο της επιχείρησης, μπορεί να είναι μηχανήματα χαμηλότερης αξίας, ενδεχομένως ανακατασκευασμένα και με χαμηλότερες προδιαγραφές, οι οποίοι μπορούν να τρέχουν κάποιο δωρεάν λειτουργικό σύστημα ανοικτού κώδικα (π.χ. Ubuntu Linux) μαζί με μια δωρεάν σουίτα γραφείου όπως το Open Office και να εξυπηρετούν απολύτως τις ανάγκες ενός υπαλλήλου που θα ασχολείται π.χ. με την εξυπηρέτηση πελατών, με το online marketing ή με οποιαδήποτε άλλη δουλειά που μπορεί να γίνει μέσω διαδικτύου, ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, κειμενογράφου, λογιστικού φύλλου ή προγράμματος για τη δημιουργία παρουσιάσεων.

Στον κεντρικό υπολογιστή του δικτύου θα πρέπει να είναι συνδεδεμένος ένας επαγγελματικός εκτυπωτής στον οποίο θα τυπώνουν όλοι οι χρήστες, ο καθένας από τον δικό του υπολογιστή. Επίσης, καλό είναι να υπάρχει και ένας σαρωτής (scanner) ώστε να μπορούμε να ψηφιοποιήσουμε π.χ. κάποιο χειρόγραφο τιμολόγιο ή ακόμα και να στείλουμε φαξ χωρίς να έχουμε ξεχωριστή συσκευή για αυτή τη χρήση.

Μια άλλη απαραίτητη προσθήκη στον κεντρικό υπολογιστή, είναι ένας δεύτερος σκληρός δίσκος μεγάλης χωρητικότητας, ξεχωριστός από τον κανονικό δίσκο του υπολογιστή στον οποίο υπάρχει το λειτουργικό σύστημα και τα προγράμματα. Σε αυτόν τον δεύτερο δίσκο θα αποθηκεύονται όλα τα αρχεία που είναι χρήσιμα για την καθημερινή λειτουργία της επιχείρησης, ενώ μέσω αυτού του δίσκου θα “μοιράζονται” αρχεία διαφορετικοί χρήστες του δικτύου. Αντί, δηλαδή, να λέμε “στείλε μου το αρχείο με email” ή “φέρε ένα στικάκι να σου περάσω το αρχείο”, αντιγράφουμε το αρχείο μέσω δικτύου στον κοινό χώρο του δίσκου που “βλέπουν” όλοι οι χρήστες του μικρού δικτύου μας, έτσι ώστε να μπορεί να το πάρει από εκεί οποιοσδήποτε το χρειαστεί.

Αυτό γίνεται για να μοιραζόμαστε αρχεία εσωτερικά: εάν, όμως, θέλουμε να μοιραζόμαστε αρχεία με πελάτες, προμηθευτές ή συνεργάτες που βρίσκονται εκτός εταιρείας, εκεί θα πρέπει να χρησιμοποιήσουμε μία διαδικτυακή υπηρεσία όπως το Dropbox η οποία λειτουργεί με τον ίδιο τρόπο: ανεβάζουμε το αρχείο μας στον server του Dropbox και έπειτα στέλνουμε το λινκ σε όσους θέλουμε να έχουν πρόσβαση στο μικρό ή μεγάλο αρχείο μας (κάτι πολύ χρήσιμο ειδικά για τα πολύ μεγάλα αρχεία που δεν μπορούν να σταλούν μέσω email).

Όταν ένα αρχείο είναι αποθηκευμένο στον τοπικό file server αλλά και στον server του Dropbox (ή οποιασδήποτε άλλης παρόμοιας υπηρεσίας), έχουμε και μία μορφή ασφάλειας σε περίπτωση που κατά λάθος σβήσουμε ή χάσουμε το αρχείο από τον υπολογιστή μας. Και οι δύο λύσεις μπορεί να χρησιμοποιούνται παράλληλα για περισσότερη ασφάλεια, με τη διαφορά ότι τα διαδικτυακά backup δεν κινδυνεύουν από φωτιά, πλημμύρα ή κλοπή, όμως από την άλλη το δικό μας backup βρίσκεται σε δίσκο της απόλυτης ιδιοκτησίας μας που τον ελέγχουμε και τον μεταφέρουμε στο σπίτι μας ή σε οποιοδήποτε ασφαλές μέρος όπως και όποτε εμείς επιθυμούμε. Άρα, στο ζήτημα του backup αξίζει να προσθέσουμε και έναν επιπλέον φορητό εξωτερικό σκληρό δίσκο, τον οποίο τον “καρφώνουμε” σε τακτά χρονικά διαστήματα μέσω θύρας USB στον κεντρικό υπολογιστή, αντιγράφουμε όσα θεωρούμε κρίσιμα και απαραίτητα, και έπειτα τον αφαιρούμε ώστε να τον αποθηκεύσουμε σε ασφαλές μέρος, κατά προτίμηση όχι στο ίδιο κτίριο ώστε να μειώνεται ο κίνδυνος καταστροφής ή απώλειας.

Επόμενο θέμα είναι το Ίντερνετ: οι συνδέσεις γίνονται όλο και πιο γρήγορες και εδώ είναι ένα σημείο που πραγματικά δεν αξίζει να κάνουμε οικονομία. Εκτός από το ανέβασμα και το κατέβασμα αρχείων, υπάρχουν πλέον και οι βιντεοκλήσεις, οι τηλεδιασκέψεις και οι εφαρμογές απομακρυσμένης συνεργασίας που λειτουργούν πολύ καλύτερα με γρήγορη γραμμή. Έτσι, είναι καλύτερα να προτιμήσουμε την γρηγορότερη σύνδεση που είναι διαθέσιμη στην περιοχή μας, εγκαθιστώντας ακόμα και οπτική ίνα εάν αυτό είναι δυνατόν. Το κέρδος σε χρόνο και παραγωγικότητα είναι μεγαλύτερο από την οικονομία για τη φθηνότερη γραμμή, ενώ όσο περνάει ο καιρός τόσο και μεγαλώνουν οι απαιτήσεις σε ταχύτητα.

Βέβαια, μιλώντας για δίκτυα και γρήγορες γραμμές ίντερνετ, είναι φυσιολογικό να ανησυχεί κανείς για τα θέματα ασφαλείας. Η ασφάλεια έχει δύο παραμέτρους: την προστασία των αρχείων μας από τους ανταγωνιστές, αλλά και η σωστή λειτουργία του συστήματος που μπορεί να επηρεαστεί από κάποιον ιό που θα κατεβάσει από λάθος κάποιος από τους χρήστες του δικτύου μας. Άρα, πρέπει να στηθεί ένα τοίχος προστασίας (firewall) στο δίκτυό μας για τα εισερχόμενα όσο και τα εξερχόμενα, ενώ θα πρέπει να εγκατασταθεί και πρόγραμμα antivirus σε κάθε μηχάνημα, ειδικά εάν χρησιμοποιούμε λειτουργικό Windows. Επίσης, θα πρέπει να υπάρχουν περιορισμοί στο δικαίωμα που θα έχουν οι χρήστες να εγκαταστήσουν κάποιο λογισμικό στον υπολογιστή τους, ενώ υπάρχουν και ειδικά προγράμματα που καταγράφουν τα sites που επισκέπτεται κάθε υπάλληλος, ή και περιορίζουν την πρόσβαση σε συγκεκριμένες ιστοσελίδες. Υπενθυμίζουμε ότι δεν υπάρχουν ζητήματα ιδιωτικότητας όταν ένας υπάλληλος κάθεται στον υπολογιστή της εργασίας του και συνδέεται στο διαδίκτυο, οπότε κάθε εργοδότης έχει δικαίωμα να ορίσει πιο αυστηρούς ή πιο χαλαρούς περιορισμούς στην πλοήγηση στο διαδίκτυο, τόσο για προστασία από ιούς και κακόβουλα λογισμικά όσο και για την αποδοτική αξιοποίηση του ωραρίου του υπαλλήλου του.

Όλα τα παραπάνω, μέχρι κάποιο σημείο ο νέος επιχειρηματίας θα μπορούσε να τα κάνει και μόνος του: θα μπορούσε να αγοράσει τους υπολογιστές, να τους εγκαταστήσει στον χώρο και ίσως να τους συνδέσει και σε δίκτυο μεταξύ τους. Όμως, θα ήταν καλό, τουλάχιστον για το αρχικό στήσιμο και τις ρυθμίσεις όλων των παραμέτρων (firewall, antivirus, backup, δικαιώματα χρήσης χρηστών, περιορισμοί πλοήγησης κλπ) να απευθυνθεί κανείς σε κάποιον επαγγελματία ή σε κάποια εξειδικευμένη επιχείρηση ώστε να γίνουν όλα σωστά από την αρχή και να είναι αργότερα πιο εύκολη η επίλυση προβλημάτων ή η επέκταση σε νέα μηχανήματα και δυνατότητες.